Und es hat doch funktioniert
Akkreditierung bei der DM des VfK Mühlenbach
(18.-20.02.2011 A-jugend Gr.-röm. 152 Teilnehmer)

„Das hat noch nie richtig funktioniert“ sagten mir unsere LO Vertreter, als wir am Samstagabend nach einer Südbadischen Meisterschaft zusammensaßen. „Ihr könnt es probieren, aber seht zu, dass Ihr möglichst viele Pässe im Vorfeld erstellen könnt, sonst gibt es zu große Wartezeiten. Und wenn die Leute warten müssen, dann werden sie übelst schimpfen.“ OK, das hatte ich verstanden. Das letzte Mal, als ich selbst bei der Akkreditierung mitverantwortlich für den Ablauf war, war das im August 2000 in Freiburg bei der Veteranen-WM. Damals wurde das freilich ohne Passfoto auf dem „Meisterschaftspass“ durchgeführt und so genau wusste ich nicht mehr, wie gut es funktioniert hatte.

Das damals als Provisorium eingebaute Akkreditierungsmodul stand seither auf meiner eigenen Wunschliste zur Erweiterung der Turnierverwaltung. Vor 11 Jahren hatten wir noch die Ergebnislisten via FTP nach dem Ende der jeweiligen Runde über ISDN manuell ins Internet übertragen. Heute gehört die automatische Übertragung im Hintergrund fast überall zum Standard. Dass hierbei auch die für die Akkreditierung erzeugten Bilder gleich für die Internetpräsentation der Ergebnisse verwendet werden, ist fast zwangsläufig.

So trug ich die Idee schon einige Jahre mit mir herum, ohne die Sache tatsächlich zu konkretisieren. Als mein eigener Verein die Deutsche Meisterschaft der A-Jugend Gr.-röm. zugesprochen bekam, holte ich die Ideen wieder hervor.

Alle Ringer, Trainer, Betreuer, Offiziellen, VIPs etc. sollten einen scheckkartengroßen DM-Bildausweis erhalten. Außerdem sollten auch alle Helfer des Vereins einen Helferausweis erhalten, natürlich mit Bild. Damit würde ich Bilder für die Internetergebnisse haben, die Einlasskontrollen wären einfacher und jeder hätte ein schönes Erinnerungsstück an die Deutsche Meisterschaft. Es wäre ein kleines Symbol der Wertschätzung für die zahlreichen Helfer, ohne die eine solche Veranstaltung nicht durchgezogen werden kann. Allerdings kann dieses „Marketing nach innen“ schnell die gegenteilige Wirkung zeigen, wenn nämlich die Sache nur unzureichend funktioniert, die Leute überfordert sind und es letztendlich schief geht. Es war klar, dass es nicht zu größeren Wartezeiten bei der Akkreditierung kommen darf. Die Unkenrufe des Verbandes erhöhten den Druck hierbei nochmal.

In der ersten internen Sitzung zur Planung der Deutsche Meisterschaft habe ich diesen Plan präsentiert. Trotz der bekannten Probleme und Herausforderungen zeigten sich meine Vereinskollegen begeistert. Dafür mussten aber einige Stolpersteine beseitigt werden. Dafür, dass es am Ende tatsächlich sehr gut funktioniert hat, mussten einige wichtige Punkte berücksichtigt werden. Nachfolgend möchte ich unsere Ansätze und Erfahrung im Zusammenhang mit der Akkreditierung bei einer Deutschen Meisterschaft aufführen.

Ringerpass im Scheckkartenformat

Eines der Hauptziele war, dass es möglichst keine Wartezeiten bzw. keine längeren Wartezeiten gibt. Die Anzahl der geschätzten Meisterschaftspässe lag bei 240 für die Ringer, Betreuer, Trainer, Offiziellen und Kampfrichter. Üblicherweise kommen die Leute zur Akkreditierung zwischen ca. 12.00 Uhr und 17.00 Uhr. Das Turnier beginnt um 18.00 Uhr. Das Wiegen der Ringer ist um 16.30 Uhr. D.h. bis 16.00 Uhr sollten alle Fotos geschossen und, wenn es geht, auch die DM-Pässe gedruckt sein. Daraus ergibt sich ein notwendiger Durchsatz von 240 Pässen in 4 Stunden. Das sind bei einer gleichmäßigen Erstellung der Fotos und der DM-Pässe 60 Stück pro Stunde. Anders formuliert, das Fotografieren, Erfassen der Daten und Ausdrucken des Passes darf auf keinen Fall eine längere Taktzeit als eine Minute haben. Jetzt ist es aber so, dass die Leute nicht gleichmäßig über die Zeit kommen. Zeiten in denen niemand erscheint, wären nicht mehr aufzuholen. Aus diesem Grund musste die Zeit pro DM-Pass auf mindestens 45 Sekunden reduziert werden. Daraus ergab sich folgende Lösung, in die drei Notebooks als Arbeitsplätze einbezogen waren:

1.  Die Fotos müssen direkt auf dem Rechner gespeichert werden. Die einfachste Lösung hierzu ist eine Webcam mit ausreichender Qualität. Das Sammeln z.B. auf einer Chipkarte würde zu großen Verzögerungen und zu langen Suchvorgängen führen.
2. Um eine entsprechende Qualität der Bilder zu erreichen, muss der Platz, an dem die Fotos gemacht werden, ausreichend beleuchtet sein. Mit einem Ringlicht wurde erreicht, dass es keine Schatten in den Gesichtern gibt.
3.  Der generische Dateiname des gespeicherten Bildes ist auf den Namen des Fotografierten zu ändern.
4. Am zweiten Notebook ist das eben erstellte Bild an die gewünschte Größe anzupassen und in einen „Vorbereitet“-Ordner zu verschieben.
5. Am dritten Arbeitsplatz wird das Bild einer schon erfassten Person (alle Ringer und einige Funktionäre sind vorerfasst) zugeordnet und der Ausdruck erzeugt. Bei noch nicht erfassten Personen müssen die Daten zusätzlich noch erfasst werden.
6. Mit dem Zuordnen des Bildes zum Personendatensatz wird das Bild vom Ordner „Vorbereitet“ in den Ordner „Zugeordnet“ verschoben. Damit wird erreicht, dass im Ordner „Vorbereitet“ nur die Bilder liegen, die noch nicht zugeordnet sind. Unnötige Suchvorgänge oder sogar Fehler beim Zuordnen sind damit fast ausgeschlossen. Im Ordner „Vorbereitet“ liegt damit immer der aktuelle Arbeitsvorrat für diesen Arbeitsplatz.
7. Der Zugriff auf die Personendaten muss mit einer schnellen und einfachen Suchfunktion möglich sein. Außerdem ist es sinnvoll, die Personendatensätze farblich zu kennzeichnen, so dass Personen mit und ohne Bilder angezeigt werden. Der Druckvorgang wird selbstverständlich auch protokolliert, damit ein Ausdruck nicht versehendlich zwei Mal ausgelöst wird.
8.  Der Ausdruck erfolgte mit einem Pebble4-Kartendrucker. Das Gerät bedruckt Scheckkarten im Farbdruck in etwa 28 Sekunden.
   
   Bis zwei Woche vor der DM war nicht klar, ob das mit dem Kartendrucker funktioniert. Einer unserer Sponsoren hatte angeboten, uns einen solchen Drucker leihweise und kostenlos zu besorgen. Drei Wochen vor der DM kam dann die Mitteilung, für den Drucker müssten jetzt doch ca. 700 Euro berechnet werden. Das war uns dann aber doch zu teuer, denn ein neues Gerät gibt es schon ab ca. 900 Euro (Minimalausstattung; Farbdruck auf Plastikkarten, kein Beschreiben von Magnetstreifen oder von RFID-Chips). Der Alternativplan sah vor, das günstigere Laminierverfahren zu verwenden. Hier wird auf normales Papier gedruckt, das bedruckte Papier zugeschnitten und laminiert. Das sieht halt nicht so „geil“ aus und erfordert zusätzliche Arbeitsschritte, die einen zusätzlichen Arbeitsplatz notwendig machen (sonst würde unsere Zeitkalkulation nicht funktionieren).
   Am Ende klappte es doch mit dem Kartendrucker. Die Firma Intersider GmbH lieh uns den Drucker „Evolis Pebble 4“ für eine Woche inkl. Verbrauchsmaterial (400 Karten + Druckbänder) für ca. 550 Euro. Die Kosten für das ausgeliehene Gerät wurde von einem anderen Sponsor übernommen. Die Kartenrückseite wurde mit Werbung bedruckt, so dass damit für die DM-Pässe keine zusätzlichen Kosten entstanden sind.
9. Der Ausdruck kann über eine XML-Datei frei definiert werden. Es können beliebige Grafiken, Texte und Feldfunktionen (z.B. Name der Person) in das Dokument eingebaut werden. Auch die Größe des Passes ist nur an den Drucker bzw. den Druckertreiber gebunden. Jede Person ist einer Personengruppe zuzuordnen (Ringer, Kampfrichter, Trainer, Betreuer, Offizieller, VfK-Team; die Gruppen sind frei definierbar). Jeder Gruppe kann optional eine eigene Hintergrundgrafik zugeordnet werden. Über die Hintergrundgrafik wurde die Zuordnung mit unterschiedlichen Rahmen farblich sichtbar gemacht. Alle Ringer hatten z.B. einen grünen Rahmen. Der gelbe Rahmen war den VIP’s, Offiziellen etc. zugeordnet, die Zugang in den VIP-Raum hatten.
10. Überraschung: Am Abend vor der DM gab es eine Überraschung mit den Plastikkarten. Diese Dinger hatten kein Loch, über das die Karte am „Halsband“ befestigt werden konnte. Erste Versuche mit einem Locher verliefen absolut negativ für den Locher und für die Plastikkarten. Dass es einen speziellen Locher für Plastikkarten gibt, fanden wir dann über das Internet heraus. Aber der wäre frühestens am Montag nach der DM verfügbar gewesen. Einer unserer Ringer, der in einem der Halle benachbarten Metall verarbeitenden Betrieb arbeitet, konnte das Problem kurzfristig mit einer Ständerbohrmaschine und einem Schraubstock lösen. Aber auch hier musste erst getestet werden, ob die so gelochten Karten keine Verunreinigungen mit sich bringen und ob es auch keinen Grat gibt, der die Qualität des Ausdrucks oder sogar den Drucker gefährden könnte.
11. Das Drucken der Helfer-DM-Pässe (VfK Team) wurde am Abend zuvor als Generalprobe durchgeführt, bei der einiges schief lief. Damit waren wir aber bestens auf den Freitag und das Eintreffen unserer Gäste vorbereitet. Das Akkreditieren ging dann doch recht zügig voran. Zwar gab es immer wieder mal Stauungen, doch waren um 16.00 Uhr alle Ringer und Funktionäre durch. Ich selbst wurde aus dem Akkreditierungsraum verwiesen, weil ich angeblich nur Unruhe verbreiten würde.
12. Um den Wartenden die Zeit zu verkürzen, hatten wir in diesem Raum einen Beamer installiert und dort abwechselnd Präsentationen über den Verein und unser Dorf ablaufen lassen. Einige wenige Pässe wurden erst später und am Samstag noch gedruckt für Leute, die erst später kamen. Insgesamt hat es sehr gut funktioniert.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Wichtig für das erfolgreiche Akkreditieren zusammen mit DM-Pässen inkl. Bildern sind drei Dinge.

• Die Software muss die Abläufe gut unterstützen.
• Die Abläufe müssen gut durchdacht und organisiert sein.
•  Es muss ausreichend Personal vorhanden sein, das auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren kann, ohne den eigentlichen Ablauf zu unterbrechen.