Und es hat doch funktioniert
Akkreditierung bei
der DM des VfK Mühlenbach
(18.-20.02.2011 A-jugend Gr.-röm. 152 Teilnehmer)
„Das hat noch nie richtig funktioniert“ sagten mir unsere LO Vertreter, als
wir am Samstagabend nach einer Südbadischen Meisterschaft zusammensaßen. „Ihr
könnt es probieren, aber seht zu, dass Ihr möglichst viele Pässe im Vorfeld
erstellen könnt, sonst gibt es zu große Wartezeiten. Und wenn die Leute warten
müssen, dann werden sie übelst schimpfen.“ OK, das hatte ich verstanden. Das
letzte Mal, als ich selbst bei der Akkreditierung mitverantwortlich für den
Ablauf war, war das im August 2000 in Freiburg bei der Veteranen-WM. Damals
wurde das freilich ohne Passfoto auf dem „Meisterschaftspass“ durchgeführt und
so genau wusste ich nicht mehr, wie gut es funktioniert hatte.
Das damals als Provisorium eingebaute Akkreditierungsmodul stand seither auf
meiner eigenen Wunschliste zur Erweiterung der Turnierverwaltung. Vor 11 Jahren
hatten wir noch die Ergebnislisten via FTP nach dem Ende der jeweiligen Runde
über ISDN manuell ins Internet übertragen. Heute gehört die automatische
Übertragung im Hintergrund fast überall zum Standard. Dass hierbei auch die für
die Akkreditierung erzeugten Bilder gleich für die Internetpräsentation der
Ergebnisse verwendet werden, ist fast zwangsläufig.
So trug ich die Idee schon einige Jahre mit mir herum, ohne die Sache
tatsächlich zu konkretisieren. Als mein eigener Verein die Deutsche
Meisterschaft der A-Jugend Gr.-röm. zugesprochen bekam, holte ich die Ideen
wieder hervor.
Alle Ringer, Trainer, Betreuer, Offiziellen, VIPs etc. sollten einen
scheckkartengroßen DM-Bildausweis erhalten. Außerdem sollten auch alle Helfer
des Vereins einen Helferausweis erhalten, natürlich mit Bild. Damit würde ich
Bilder für die Internetergebnisse haben, die Einlasskontrollen wären einfacher
und jeder hätte ein schönes Erinnerungsstück an die Deutsche Meisterschaft. Es
wäre ein kleines Symbol der Wertschätzung für die zahlreichen Helfer, ohne die
eine solche Veranstaltung nicht durchgezogen werden kann. Allerdings kann dieses
„Marketing nach innen“ schnell die gegenteilige Wirkung zeigen, wenn nämlich die
Sache nur unzureichend funktioniert, die Leute überfordert sind und es
letztendlich schief geht. Es war klar, dass es nicht zu größeren Wartezeiten bei
der Akkreditierung kommen darf. Die Unkenrufe des Verbandes erhöhten den Druck
hierbei nochmal.
In der ersten internen Sitzung zur Planung der Deutsche Meisterschaft habe
ich diesen Plan präsentiert. Trotz der bekannten Probleme und Herausforderungen
zeigten sich meine Vereinskollegen begeistert. Dafür mussten aber einige
Stolpersteine beseitigt werden. Dafür, dass es am Ende tatsächlich sehr gut
funktioniert hat, mussten einige wichtige Punkte berücksichtigt werden.
Nachfolgend möchte ich unsere Ansätze und Erfahrung im Zusammenhang mit der
Akkreditierung bei einer Deutschen Meisterschaft aufführen.

Ringerpass im Scheckkartenformat
Eines der Hauptziele war, dass es möglichst keine Wartezeiten bzw. keine
längeren Wartezeiten gibt. Die Anzahl der geschätzten Meisterschaftspässe lag
bei 240 für die Ringer, Betreuer, Trainer, Offiziellen und Kampfrichter.
Üblicherweise kommen die Leute zur Akkreditierung zwischen ca. 12.00 Uhr und
17.00 Uhr. Das Turnier beginnt um 18.00 Uhr. Das Wiegen der Ringer ist um 16.30
Uhr. D.h. bis 16.00 Uhr sollten alle Fotos geschossen und, wenn es geht, auch
die DM-Pässe gedruckt sein. Daraus ergibt sich ein notwendiger Durchsatz von 240
Pässen in 4 Stunden. Das sind bei einer gleichmäßigen Erstellung der Fotos und
der DM-Pässe 60 Stück pro Stunde. Anders formuliert, das Fotografieren, Erfassen
der Daten und Ausdrucken des Passes darf auf keinen Fall eine längere Taktzeit
als eine Minute haben. Jetzt ist es aber so, dass die Leute nicht gleichmäßig
über die Zeit kommen. Zeiten in denen niemand erscheint, wären nicht mehr
aufzuholen. Aus diesem Grund musste die Zeit pro DM-Pass auf mindestens 45
Sekunden reduziert werden. Daraus ergab sich folgende Lösung, in die drei
Notebooks als Arbeitsplätze einbezogen waren:
- Die Fotos müssen direkt auf dem Rechner gespeichert werden. Die
einfachste Lösung hierzu ist eine Webcam mit ausreichender Qualität. Das
Sammeln z.B. auf einer Chipkarte würde zu großen Verzögerungen und zu langen
Suchvorgängen führen.
- Um eine entsprechende Qualität der Bilder zu erreichen, muss der Platz,
an dem die Fotos gemacht werden, ausreichend beleuchtet sein. Mit einem
Ringlicht wurde erreicht, dass es keine Schatten in den Gesichtern gibt.
- Der generische Dateiname des gespeicherten Bildes ist auf den
Namen des Fotografierten zu ändern.
- Am zweiten Notebook ist das eben erstellte Bild an die gewünschte Größe
anzupassen und in einen „Vorbereitet“-Ordner zu verschieben.
- Am dritten Arbeitsplatz wird das Bild einer schon erfassten Person (alle
Ringer und einige Funktionäre sind vorerfasst) zugeordnet und der Ausdruck
erzeugt. Bei noch nicht erfassten Personen müssen die Daten zusätzlich noch
erfasst werden.
- Mit dem Zuordnen des Bildes zum Personendatensatz wird das Bild vom
Ordner „Vorbereitet“ in den Ordner „Zugeordnet“ verschoben. Damit wird
erreicht, dass im Ordner „Vorbereitet“ nur die Bilder liegen, die noch nicht
zugeordnet sind. Unnötige Suchvorgänge oder sogar Fehler beim Zuordnen sind
damit fast ausgeschlossen. Im Ordner „Vorbereitet“ liegt damit immer der
aktuelle Arbeitsvorrat für diesen Arbeitsplatz.
- Der Zugriff auf die Personendaten muss mit einer schnellen und einfachen
Suchfunktion möglich sein. Außerdem ist es sinnvoll, die Personendatensätze
farblich zu kennzeichnen, so dass Personen mit und ohne Bilder angezeigt
werden. Der Druckvorgang wird selbstverständlich auch protokolliert, damit
ein Ausdruck nicht versehendlich zwei Mal ausgelöst wird.
- Der Ausdruck erfolgte mit einem Pebble4-Kartendrucker. Das Gerät
bedruckt Scheckkarten im Farbdruck in etwa 28 Sekunden.
Bis zwei
Woche vor der DM war nicht klar, ob das mit dem Kartendrucker funktioniert.
Einer unserer Sponsoren hatte angeboten, uns einen solchen Drucker leihweise
und kostenlos zu besorgen. Drei Wochen vor der DM kam dann die Mitteilung,
für den Drucker müssten jetzt doch ca. 700 Euro berechnet werden. Das war
uns dann aber doch zu teuer, denn ein neues Gerät gibt es schon ab ca. 900
Euro (Minimalausstattung; Farbdruck auf Plastikkarten, kein Beschreiben von
Magnetstreifen oder von RFID-Chips). Der Alternativplan sah vor, das
günstigere Laminierverfahren zu verwenden. Hier wird auf normales Papier
gedruckt, das bedruckte Papier zugeschnitten und laminiert. Das sieht halt
nicht so „geil“ aus und erfordert zusätzliche Arbeitsschritte, die einen
zusätzlichen Arbeitsplatz notwendig machen (sonst würde unsere
Zeitkalkulation nicht funktionieren).
Am Ende klappte es doch mit dem
Kartendrucker. Die Firma Intersider GmbH lieh uns den Drucker „Evolis Pebble
4“ für eine Woche inkl. Verbrauchsmaterial (400 Karten + Druckbänder) für
ca. 550 Euro. Die Kosten für das ausgeliehene Gerät wurde von einem anderen
Sponsor übernommen. Die Kartenrückseite wurde mit Werbung bedruckt, so dass
damit für die DM-Pässe keine zusätzlichen Kosten entstanden sind.
- Der Ausdruck kann über eine XML-Datei frei definiert werden. Es können
beliebige Grafiken, Texte und Feldfunktionen (z.B. Name der Person) in das
Dokument eingebaut werden. Auch die Größe des Passes ist nur an den Drucker
bzw. den Druckertreiber gebunden. Jede Person ist einer Personengruppe
zuzuordnen (Ringer, Kampfrichter, Trainer, Betreuer, Offizieller, VfK-Team;
die Gruppen sind frei definierbar). Jeder Gruppe kann optional eine eigene
Hintergrundgrafik zugeordnet werden. Über die Hintergrundgrafik wurde die
Zuordnung mit unterschiedlichen Rahmen farblich sichtbar gemacht. Alle
Ringer hatten z.B. einen grünen Rahmen. Der gelbe Rahmen war den VIP’s,
Offiziellen etc. zugeordnet, die Zugang in den VIP-Raum hatten.
- Überraschung: Am Abend vor der DM gab es eine Überraschung mit den
Plastikkarten. Diese Dinger hatten kein Loch, über das die Karte am
„Halsband“ befestigt werden konnte. Erste Versuche mit einem Locher
verliefen absolut negativ für den Locher und für die Plastikkarten. Dass es
einen speziellen Locher für Plastikkarten gibt, fanden wir dann über das
Internet heraus. Aber der wäre frühestens am Montag nach der DM verfügbar
gewesen. Einer unserer Ringer, der in einem der Halle benachbarten Metall
verarbeitenden Betrieb arbeitet, konnte das Problem kurzfristig mit einer
Ständerbohrmaschine und einem Schraubstock lösen. Aber auch hier musste erst
getestet werden, ob die so gelochten Karten keine Verunreinigungen mit sich
bringen und ob es auch keinen Grat gibt, der die Qualität des Ausdrucks oder
sogar den Drucker gefährden könnte.
- Das Drucken der Helfer-DM-Pässe (VfK Team) wurde am Abend zuvor als
Generalprobe durchgeführt, bei der einiges schief lief. Damit waren wir aber
bestens auf den Freitag und das Eintreffen unserer Gäste vorbereitet. Das
Akkreditieren ging dann doch recht zügig voran. Zwar gab es immer wieder mal
Stauungen, doch waren um 16.00 Uhr alle Ringer und Funktionäre durch. Ich
selbst wurde aus dem Akkreditierungsraum verwiesen, weil ich angeblich nur
Unruhe verbreiten würde.
- Um den Wartenden die Zeit zu verkürzen, hatten wir in diesem Raum einen
Beamer installiert und dort abwechselnd Präsentationen über den Verein und
unser Dorf ablaufen lassen. Einige wenige Pässe wurden erst später und am
Samstag noch gedruckt für Leute, die erst später kamen. Insgesamt hat es
sehr gut funktioniert.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Wichtig für das erfolgreiche Akkreditieren
zusammen mit DM-Pässen inkl. Bildern sind drei Dinge.
- Die Software muss die Abläufe gut unterstützen.
- Die Abläufe müssen gut durchdacht und organisiert sein.
- Es muss ausreichend Personal vorhanden sein, das auf
unvorhergesehene Ereignisse reagieren kann, ohne den eigentlichen Ablauf zu
unterbrechen.
04.06.2011/06.01.2013, Klaus Armbruster |